طراحی و اجرای اتوماسیون اداری - گروه نرم افزاری وندا
اتوماسیون اداری مجموعه ای از روش های كاری نرم افزاری و سخت افزاری در جهت خودكار سازی و سهولت انجام مكاتبات اداری می باشد.
امروزه مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بر هیچ كس پوشیده نیست و با توجه به بالغ شدن شركت ها و سازمان ها در حوزه های مختلف به خصوص حوزه فناوری اطلاعات، نیازهای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بیش از پیش احساس می شود.به طور كلی استفاده از سیستم های حوزه اتوماسیون اداری می تواند كلیه نیازهای ارتباطی، مدیریت زمان و كار، دسترسی آسان و سریع به اطلاعات و البته با دقت، ایجاد نظام استاندارد مكاتبات و ... را رفع كند.خوشبختانه در حال حاضر ، تعداد زیادی شركت نرم افزاری در حوزه تولید اتوماسیون اداری فعال هستند. تعدد این شركت ها، گزینه های انتخابی را زیاد می كند از طرفی انتخاب نرم افزار مناسب را سخت می كند.
به دلايل زير استفاده از سیستم اتوماسیون اداری توصيه مي‌شود :
مهمترین ویژگی سیستم اتوماسیون اداری گروه نرم افزاری وندا ، ساده و روان بودن آن می‌باشد. بدلیل استفاده عمومی از سیستم و به بیان دیگر استفاده در سطح كل سازمان، افراد با هر سطح علمی بایستی بتوانند استفاده مناسب از سیستم داشته باشند. سرعت مناسب بدون در نظر گرفتن حجم بالای اطلاعات و میزان همزمانی استفاده از سیستم یكی دیگر از ویژگی های بارز سیستم اتوماسیون اداری كتیبه است. بسیاری از كاربران سیستم های اتوماسیون غیر استاندارد، بعد از سالها به دلیل كندی و سرعت نامناسب سیستم، ناچار به تعویض سیستم و تحمیل به پرداخت هزینه های مهاجرت از سیستم قدیم به جدید را خواهند داشت. كیفیت بالای خدمات آموزش، استقرار و پشتیبانی رویداد گرا ویژگی بسیار مهمی است كه با تشكیل ستاد مراقبت از مشتری قابل انجام است.
هر موسسه و سازمان تشکیل میگردد تا به اهداف و ماموریت مشخصی بپردازد .
این اهداف مشخص کننده فعالیت های سازمان می باشد . کلیه فعالیت و اقدامات در راستای رسیدن به این اهداف به صورت اسناد و مدارکی نگهداری میشوند که در صورتی که ذخیره سازی این مدارک و اسناد به صورت ینتی و کاغذ محور انجام گردد باعث صرف هزینه بسیار زیاد چه از نظر زمان و انرژی و چه از نظر هزینه های بالای مالی می گردد .همچنین سازماندهی این اطلاعات به روش های کلاسیک خطر از بین رفتن اطلاعات ، کندی روال اداری ، سختی ارتباط 2 طرفه با کاربران ، نیاز به نیروی انسانی به تعداد زیاد و ... را افزایش می دهد.
می توان کلیه این ارتباطات مانند وارد نمودن اطلاعات ،ذخیره سازی اسناد و مدارک ، سطوح دسترسی به اطلاعات ، دادن مجوزهای خاص برای تائید مدارک و ... را به صورت اتوماسیون تحت وب تعریف نمود تا کلیه مدیران و کاربران بتوانند با صرف زمانی کمتر و در فضایی با امکانات بالا با صرف زمانی محدود انجام داده و از طرفی با پشتیبان گیری از بانک اطلاعاتی نرم افزار امنیت همیشگی اطلاعات و مدارک را تضمین نمود .
مهمترین مزایای پیاده‌سازی نرم افزار اتوماسیون برای شرکت ها و سازمان ها
* دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان (دور کاری)
* توسعه تعاملات برون سازمانی به‌واسطه تعریف کاربران خارج از سازمان نظیر تامین‌کنندگان، مشاوران، پیمانکاران و ... (... ,B2B, B2C, B2G)
* تبادل مکاتبات اداری اتوماسیون اداری شماران با سایر اتوماسیون‌ها از طریق پروتکل ECE
* تعریف جریان‌های کاری هر بخش از سازمان با ابزار گردش کار
* کاهش هزینه‌های سازمانی با صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و فضای بایگانی
* صرفه‌جویی در زمان با امکاناتی از قبیل تنظیم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، یادآوری به دعوت‌شدگان، بایگانی صورت‌جلسات، تخصیص فعالیت‌های مرتبط به کاربران و ...
* افزایش بهره‌وری سازمان به‌واسطه یکپارچگی نرم افزار اتوماسیون اداری با فرآیندهای کسب و کار شماران و سایر شرکت‌ها در حوزه‌های مالی و مدیریت، اداری و منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، زنجیره تامین و ...
* برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی فعالیت‌های کاربران با استفاده از امکان مدیریت پروژه‌ها
* عدم دوباره‌كاری‌ها در خصوص جمع‌آوری و پردازش داده‌ها
* کنترل مدارک، مستندات و اطلاعات سازمانی با مدیریت مناسب و دقیق سطوح دسترسی
روند اجرای پروژه های اتوماسیون اداری
قرارداد و نحوه پرداخت :
روند تهیه و تنظیم یک قرارداد در گروه نرم افزاری وندا به این صورت می باشد
که، ابتدا پیش فاکتور و نمونه قرارداد برحسب نیاز و درخواست مشتری برای
ایشان تنظیم و ارسال می گردد. پس از آن، همکاران ما در واحد فروش نسبت به
تنظیم قرارداد اقدام نموده و آن را در محل شرکت یا محل مورد نظر مشتری به
امضاء طرفین می رسانند. پس از انجام موارد فوق واحد طراحی وب (Web Design
Dept) شرکت بر اساس برنامه زمان بندی مشخص شده در قرارداد نسبت به انجام
کار اقدام می نماید. در قرارداد طراحی وب و نصب سیستم مدیریت محتوا و
پورتال(CMS & Portal) ، کلیه موارد مورد نیاز از قبیل مشخصات وب سایت،
تعهدات طرفین، نحوه پشتیبانی از محصول، شرایط گارانتی خدمات و همچنین جریمه
تاخیر در تحویل کار پیش بینی و قید شده است.
کنترل در روند اجرا توسط بخش هنری و تعامل با مشتری : گروه نرم افزاری وندا در انجام پروژه های طراحی وب (Web Design Projects) خود از سیستم منحصر به فردی استفاده می کند. به این ترنیب که در کنار تیم فنی طراحی وب شرکت، شامل تیم برنامه نویسی و طراحی وب، نظارت مستمر تیم هنری نیز وجود دارد و مشتریان از طریق کنترل پنل مدیریت پروژه در هر لحظه به وضعیت پیشرفت پروژه طراحی وب خود و بخش های آماده شده دسترسی خواهند داشت و نظرات مفید ایشان در تولید محصول نهایی نقش موثری ایفا می کند.
ورود اطلاعات اولیه وب سایت : با توجه به سرویس انتخابی طراحی وب، هر یک از سایت های طراحی شده بنا به شرایط ذکر شده در قرارداد خود می توانند از سرویس ورود اطلاعات اولیه(Data Entry) استفاده کنند. این سرویس به کاربرانی که تجربه کمتری در زمینه ایجاد وب سایت دارند کمک می کند تا یک الگوی اولیه مناسب و صحیح برای وارد کردن اطلاعات خود در آینده داشته باشند.
پشتیبانی خدمات طراحی و میزبانی وب : با توجه به سابقه پشتیبانی شرکت، همکاران ما در هریک از زمینه های مربوط
به وب سایت مشتریان از جمله امور مربوط به دامنه، میزبانی وب(وب هاستینگ)،
سرویس ایمیل (پست الکترونیک) و امور مربوط به طراحی وب آماده پاسخگویی به
نیازهای مشریان می باشند.